KI im Projektmanagement: Digitalisierung vs. Automatisierung

Dank Chat GPT liegt das Thema künstliche Intelligenz (KI) in aller Munde. Da ist es nur natürlich, dass sich die Frage stellt, ob und inwiefern KI auch im Projektmanagement weiterhelfen kann. Ein spannender Aspekt in diesem Zusammenhang ist, wo eine eigenständig handelnde künstliche Intelligenz tatsächlichen Mehrwert bietet und inwiefern eventuelle Vorteile eigentlich auf die seit Jahren im Trend liegende Prozessautomatisierung zurückzuführen sind. Begreift man KI als Kind der Digitalisierung lautet die Kernfrage: Digitalisierung vs. Automatisierung. Ob KI im Projektmanagement zum nächsten großen Trend wird, erfährst du hier.

Wie beeinflusst KI die Projektmanagement-Methoden von morgen?

Zu Beginn müssen wir gleich sagen: Sowohl beim Begriff der KI als auch bei den Projektmanagement-Methoden haben wir es mit einem weiten Feld zu tun. Über die Jahre haben sich verschiedene Modelle und Herangehensweisen im Projektmanagement entwickelt: von der klassischen Wasserfallmethode bis hin zu iterativen Prozessen wie Scrum. Wenn wir uns fragen, ob KI uns helfen kann, müssen wir uns fragen, wobei sie uns helfen soll. Sprich: Wir müssen uns fragen, welche Methode wir mit künstlicher Intelligenz anreichern wollen.

Allerdings sollte uns ebenso klar sein, was wir eigentlich unter KI verstehen. Meinen wir wirklich selbstständig denkende Programme? Oder lässt sich alles auf Datenautomatisierung reduzieren?

Fun Fact: In der KI-Forschung kann man grundsätzlich zwischen sogenannten speziellen künstlichen Intelligenzen und allgemeinen künstlichen Intelligenzen unterscheiden. Was ist damit gemeint? Spezielle KIs sind ganz einfach Spezialisten auf einem ganz bestimmten Gebiet. Ein Beispiel ist der Schachcomputer Deep Blue, der 1997 den damaligen Schachweltmeister Garri Kasparow besiegte. Eine erstaunliche Leistung! Aber Deep Blue hätte nie einen Text formulieren können. Er war somit keine allgemeine KI, die sich durch eine kontextbezogene Intelligenz auszeichnet und viel mit Kultur, Sozialgefüge und auch mit Emotionen zu tun hat.

Generell kann man sagen: allgemeine KIs gibt es heutzutage nach wie vor nur in Science-Fiction-Romanen. Auch ChatGPT wird wohl kaum die Weltherrschaft übernehmen und würde ohne das durch Menschen befüllte Internet nicht im Stande sein, Texte zu verfassen. Dennoch: Als Programm, das die Erstellung von Texten automatisiert und präzise Informationen aus einer Datenbank mit immensem Ausmaß zusammenträgt, hat es enormen Nutzen – auch für das Projektmanagement.

Automatisierung und ihre Vorteile

Gerade wenn es an die Auswertung von Daten geht, führt Automatisierung zu einer Vielzahl von Vorteilen. Der Kniff an einer wirklichen allgemeinen KI wäre allerdings, dass sie Daten liefern könnte, nach denen nicht gefragt wurde. So könnte man zum Beispiel bei der Projektplanung auf eine wesentlich größere Erfahrungsbandbreite zurückgreifen. Das Problem an bestehenden Programmen wie ChatGPT ist, dass sie von sich aus nur die Daten liefern können, die von uns Menschen ins Internet gestellt wurden. Gerade bei sensiblen Daten, die die Wirtschaftlichkeit eines Projekts betreffen, könnte man hier ins Zögern kommen.

Der wahre Vorteil liegt also tatsächlich in der Automatisierung an sich: Bestehende Datenbanken werden schneller durchsucht und erste Lösungsvorschläge werden schneller geliefert.

Digitalisierung vs. Automatisierung im Projektmanagement – KI als Trend?

Beim jetzigen Stand der Technik ist künstliche Intelligenz also eigentlich kein neuer Trend, sondern der neue Schwung in den anhaltenden Trends der Digitalisierung und der Automatisierung. Die plakative Headline Digitalisierung vs. Automatisierung kann man im Grunde so nicht stehen lassen – vor allem nicht im Kontext von Projektmanagement.

Anders als beispielsweise im Online Marketing ist das Thema KI im Projektmanagement (noch) nicht außerordentlich zentral. Das, was existierende Tools wie ChatGPT leisten können, kann auch mit gutem Reporting und agilen Methoden wie Scrum erreicht werden und bietet keine zusätzlichen Informationen mit Mehrwert. Das liegt auch daran, dass besagte Tools nicht auf die individuellen Daten des eigenen Unternehmens zugreifen können, weil diese für gewöhnlich nicht im Internet zu finden sind.

Agiles Projektmanagement als ungebrochener Trend

Die nach wie vor vorherrschenden Trends im Projektmanagement haben im Grunde nichts mit dem Themenkomplex Digitalisierung vs. Automatisierung zu tun. Im Zentrum der Projektarbeit sollte auf keinen Fall Technologie stehen, sondern immer das Team und die Menschen. Agiles Projektmanagement lebt als ungebrochener Trend die intensive Zusammenarbeit innerhalb von Projektteams vor.

Beinahe jede agile Methode basiert auf einem iterativen Prozess, der immer wieder durchlaufen wird und mit jedem Durchlauf einen Mehrwert für die Kund*innen schafft. Der zentrale Gedanke dabei ist die Planung und Durchführung vieler Iterationen innerhalb eines Projekts. Die umfassende Kommunikation erfolgt dabei nicht nur innerhalb der Projektteams, denn agile Projekte beziehen stets aktiv Kund*innen mit ein.

Scrum: als Projektmanagement-Methode ein Muss

In der Praxis ist Scrum mit 66 % die mit Abstand beliebteste Projektmanagement-Methode (vgl. Schäfer 2023). Allerdings: der Begriff „Methode“ trifft auf Scrum im Grunde nicht zu. Denn Scrum ist ein Framework zur agilen Produktentwicklung, das einen Rahmen steckt, innerhalb dessen bestimmte Techniken und Methoden Anwendung finden können. Zu den Rahmenbedingungen, die im Scrum Guide erläutert werden, zählen unter anderem die verschiedenen Verantwortlichkeiten bzw. Accountabilities. Die Accountabilities, die in der Welt des Projektmanagements in aller Munde sind, sind natürlich Product Owner und Scrum Master. Zum Scrum-Team gehören allerdings auch die Developers.

Darüber hinaus legt das Scrum-Framework großen Wert auf teamexterne Stakeholder*innen. Mit Abstand die wichtigste Gruppe im Scrum-Kontext sind dabei die User*innen, also diejenigen, die die erzeugten Produkte am Ende nutzen müssen und wertvolles Feedback liefern können. In diesem Sinne bedeutet agiles Projektmanagement mit Scrum vor allem auch Kundenorientierung! Denn der konstante Dialog und verkürzte Feedbackschleifen sorgen dafür, dass am Ende ein Produkt steht, mit dem alle Seiten zufrieden sind. Doch damit nicht genug: Dank Scrum verbessert sich in Unternehmen nicht nur die Produktqualität, sondern auch die Produktivität von Teams und das Arbeitsleben der einzelnen Teammitglieder (vgl. Schäfer 2023).

Grundsätzlich kann man festhalten: Unternehmen, die mit Projekten in einer Welt, die voll im Griff von Digitalisierung und Automatisierung ist, nachhaltig erfolgreich sein wollen, kommen an Scrum langfristig gesehen nicht vorbei. Vor allem nicht daran, qualifiziertes Personal einzustellen.

Als Scrum Master agiles Projektmanagement aktiv vorleben

Damit der iterative Scrum-Prozess in der Praxis einwandfrei funktioniert, brauchen Unternehmen Scrum Master – denn diese kümmern sich neben dem Implementierungsprozess auch darum, dass alle Beteiligten die Scrum-Theorie verstehen. Darüber hinaus stehen sie als Coaches bzw. Moderator*-innen bei Meetings zur Verfügung. Die Kunst besteht darin, sich als Servant Leader*in zu präsentieren und sich eben nicht inhaltlich in die Projekte einzumischen.

Kurzum: Ohne Scrum Master ist agiles Projektmanagement im Sinne des Scrum Guides nicht denkbar. Aus diesem Grund sind viele Unternehmen immerzu auf der Suche nach geeignetem Fachpersonal. Wenn auch du deine Chance ergreifen willst und deine Zukunft im Projektmanagement siehst, ist eine international anerkannte Zertifizierung zum Professional Scrum Master I (PSMI) dein erster Schritt! In unserem Vorbereitungskurs machen wir dich professionell für die externe Prüfung bei Scrum.org fit. Der Kurs ist AZAV-zertifiziert und somit zu 100 % förderbar – am besten funktioniert das mit einem Bildungsgutschein deiner Agentur für Arbeit oder deines Jobcenters.