Tipps für erfolgreiche Projekte

Projekte erfolgreich durchführen? Dazu gehört vor allem: nie den Überblick zu verlieren und zu wissen, auf welchem Stand das Projekt gerade steht, aber auch welches Ziel erreicht werden muss, um es erfolgreich abzuschließen. Doch manchmal ist es gar nicht so leicht, das große Ganze im Blick zu behalten. Daher gibt es ein paar Tipps, wie man ein wenig seiner Struktur folgen kann, ohne kopflos zu werden.

Tipp 1: Projekte brauchen einen realistischen Zeitplan

Wer die Zeit nicht im Blick hat, verliert früher oder später den Überblick. In Projekten sollten alle Termine, Fristen und vor allem Abläufe gut gesteuert werden. Sind alle in die Terminplanung mit eingeweiht und kennen den vorgegebenen Zeitrahmen? Ganz wichtig sind Zeitpuffer, falls eine Entscheidung oder eine Unwegsamkeit eingeplant werden muss und wo unklar ist, wie viel zeitlicher Spielraum vorhanden ist.

In den meisten Projekten kommt oft etwas Unvorhergesehenes, so dass man immer zeitlich flexibel arbeiten muss bzw. einen Plan B haben sollte, falls Deadlines nicht eingehalten werden können.

Tipp 2: Gute Kommunikation

Wer gut kommuniziert, vermeidet Missverständnisse. Sind alle Projektaufgaben klar definiert? Hat jeder seinen Aufgabenbereich der Projekte verstanden oder bedarf es weiterer Detailklärung?

Ganz wichtig ist, wenn es im eigenen Aufgabenumfeld absehbare Schwierigkeiten gibt, diese rechtzeitig und offen zu benennen, um keine Projektverzögerung zu verursachen und vielleicht von Beginn an eine Lösung zu suchen, bevor sich das Problem vergrößert oder vielleicht gar nicht mehr rückgängig machen lässt. Bei aller Kommunikation ist Einfühlungsvermögen, konstruktive Kritik und respektvoller Umgang miteinander ein Muss.

Tipp 3: Flexibilität

Ziele erreichen bedarf oft einiger Umwege. Gerade in Projekten, die über längere Zeiten angelegt sind, verändern sich die Bedingungen. Hier sollte man sich möglichst flexibel auf Veränderungen einlassen können, damit das Projekt früher oder später zum Abschluss kommen kann. Wer stur an Vorgaben festhält, die nicht mehr der realen Situation entsprechen, wird unter Umständen nicht das Ziel erreichen.

Tipp 4: Große Ganze im Blick behalten

Das große Ganze der Projekte muss immer im Blick behalten werden, um ein Projekt erfolgreich durchführen zu können. Was ist das Ziel und bis wann ist es zu erreichen? Stimmen die Projektkosten noch? Gibt es irgendwo Hürden und Probleme, die schnell gelöste werden müssen, um nicht festzustecken oder weitere Kosten zu verursachen?

Wer hat welche Verantwortung und welche Zuarbeiten müssen erfolgen, damit ein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist? Bei einem Projekt sollte immer Projektmanager*innen einen Blick auf das gesamte Projekt haben, denn oft sind die einzelnen Teams zu sehr mit der Umsetzung ihres Bereichs beschäftigt, ohne den Überblick zu haben.

Tipp 5: Kontrolle der Projekte

Kontrolliere stets, wo dein Projekt steht. Ob Zeitplan, Kosten, Risiken – all das gilt es, regelmäßig zu kontrollieren und im Notfall früh genug Maßnahmen gegen aufkommende Probleme zu ergreifen. Wer nicht regelmäßig kontrolliert, kann keinen Überblick haben.

Ein Projekt läuft niemals autark, es braucht immer eine gute Qualitätskontrolle sowie ein gute Datenpflege, um alle Veränderungen oder den aktuellen Stand festzuhalten. Es muss immer einen guten Statusbericht oder aber zumindest einen aktuellen Projektstand geben, den man transparent nachverfolgen kann.

Tipp 6: Aus Fehlern vergangener Projekte lernen

Es gab bereits ein Projekt in ähnlicher Form? Dann sollte man genau schauen und abgleichen, welche Fehlerquellen es gab. Hier sollte man nicht die „Schuld“ bei jemandem suchen, sondern vielmehr versuchen, den Fehler erneut zu vermeiden und daraus zu lernen.

Fehler sind oft sogar hilfreich, um ein Projekt noch besser werden zu lassen. Denn erst aus den Fehlern – so sagt man – lernt man und kann weiter optimieren. Je nach Methode ist Scheitern essenziell, wie zum Beispiel im Lean-Start-Up, Hier heißt die Devise: scheitere schnell und lerne so viel wie möglich daraus, um deine Projekte erfolgreich durchführen zu können.

Tipp 7: Fachliches Know-How

Wer im Bereich Projektmanagement arbeitet, sollte gängige Projektmanagement-Tools kennen. Am besten sind zertifizierte Projektmanagement-Programme, wie zum Beispiel PRINCE2® oder Scrum.

Wer hier fachlich versiert ist, der kann sein Projekt individuell an die Programme anpassen und hat so einen fachlich guten Überblick über sein gesamtes Projekt. Diese Tools sind notwendig, um ein Projekt zum Erfolg zu führen und darüber hinaus auch innerhalb des Teams eine gute Grundlage zu schaffen, mit der sich alle im Projekt integriert und auf gutem Kenntnisstand fühlen. Es lohnt sich, gerade für sehr große Projekte, sich in den Bereichen zu schulen und zertifizieren zu lassen.

Mit unseren Tipps kannst du Projektchaos vermeiden und bietest deinen Kunden auch künftig die bestmögliche Projekt-Performance, mit der Gewissheit, dass am Ende eine erfolgreiche Durchführung wartet.