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Prozessmanagement Weiterbildung

Prozessmanagement – besser geht immer

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„Die reinste Form des Wahnsinns ist es, alles beim Alten zu lassen – und gleichzeitig zu hoffen, dass sich was ändert.“ Das hat Albert Einstein mal gesagt, und der war ja bekanntlich ziemlich schlau. Dieses Statement trifft auf den persönlichen Alltag genauso zu, wie auf sämtliche Prozesse in der Geschäftswelt. Fakt ist: Es gibt (fast) immer etwas zu verbessern. In jedem Unternehmen gibt es unzählige Stellschrauben, an denen man drehen kann, um Vorgänge zu optimieren. Nur wo genau ansetzen? Damit setzt sich das Prozessmanagement auseinander.

Am Anfang waren zwei Worte

Aber lasst uns erst noch einen Schritt zurückgehen. Was ist dieser „Prozess“ in Prozessmanagement? Grob gesagt geht es dabei um das Zusammenwirken von Menschen, Maschinen und Materialien. Diese drei Elemente werden in unterschiedlichen Vorgängen so kombiniert, dass bestimmte Produkte hergestellt oder Dienstleistungen erbracht werden.

Der Begriff Management kommt vom lateinischen „manus agere“ und kann mit „mit der Hand führen“ übersetzt werden. Das Prozessmanagement ist also mehr oder weniger das Führen von Prozessen und Menschen. Prozesse aller Art werden demnach mit und durch Menschen so gesteuert, dass bestimmte Ziele erreicht werden können.

Und noch eine kleine Info zu Beginn, um Verwirrung zu vermeiden: statt Prozessmanagement wird im Englischen und Deutschen auch oft die Bezeichnung BPM verwendet. BPM steht in dem Fall nicht für „Beats per minute“, sondern für Business Process Management. Manchmal wird die Methode auch als Geschäftsprozessmanagement (GPM) bezeichnet.

Wer macht was, wann, wie und womit?

Das ist die zentrale Fragestellung beim Prozessmanagement. Klingt ganz schön umfassend, ist es auch. Weil es quasi alle Bereiche eines Unternehmens betrifft.

Laut Definition beschäftigt sich Prozessmanagement mit der Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Optimierung von analogen und digitalen Geschäftsprozessen.

Dabei geht es um technische Fragen, genauso wie um jene strategischer oder organisatorischer Natur. Es ist ein ganzheitlicher Ansatz, bei dem es um die gesamte Wertschöpfungskette geht. Zur Verbesserung und Steuerung werden entsprechende Kennzahlen verwendet. Es geht darum, vorliegende Informationen und Daten bestmöglich zu nutzen, um Prozesse zu optimieren und damit auch das Unternehmen erfolgreicher zu machen. Die Herangehensweise ist dabei sehr strukturiert. In der Regel werden stets folgende Schritte durchlaufen: Analyse, Modellierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung von Prozessen. Das ist gewissermaßen der „Circle of Life“ eines jeden Prozesses im Prozessmanagement.

Die Ziele von all dem, lassen sich wie folgt zusammenfassen:

  • Steigerung der Effizienz
    • Optimierung der Flexibilität
  • Steigerung der Qualität
  • Senkung der Kosten
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Vier Methoden für ein Hallelujah!

So weit, so allgemein. Aber was für Methoden gibt es genau und wie unterscheiden sie sich? Eines sei schon mal vorweg verraten: Methoden gibt es viele. Wir wollen uns hier auf einige der besten konzentrieren. Nämlich die, die auch Teil des Weiterbildungsangebots bei Learning Digital sind … 

Lean Management

Bei Lean Management ist der Leitsatz: „Weg mit dem Speck“. Denn bei dieser Methode wird alles weggelassen, was unnötig ist. Kein Schritt zu viel, keine Verschwendung. So wird die Effizienz gesteigert. Alle Prozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette sind gezielt aufeinander abgestimmt, wie eine gut geölte Maschine. Der Fokus dabei liegt auf der Kostensenkung und Kundenorientierung. Durch das „schlanke Management“ können Wartezeiten vermieden und Produkte günstiger angeboten werden. Die Herangehensweise basiert meist auf dem sogenannten PDCA-Zyklus, der für Plan, Do, Check und Act steht.

Six Sigma

Bei Six Sigma wird statistisch und analytisch vorgegangen. Ziel ist, die Leistungsfähigkeit von Prozessen messbar zu machen. Wenn die Standardabweichung (Abweichung von einem Sollwert) eines Prozesses zu hoch ist (gleichbedeutend mit einer großen Streuung), hilft Six Sigma bei der Ergründung und Behebung der Problemursache. Diese Methode folgt dabei dem sogenannten DMAIC-Zyklus (Define, Measure, Analyze, Improve, Control), anhand dessen eine nachhaltige Prozessanalyse und -verbesserung ermöglicht wird.

Change Management

„You snooze, you lose“ also in etwa „Wer verschläft, der verliert.“ Diese englische Redewendung trifft auch auf den internationalen Wettbewerb zu. Ein Unternehmen, das sich nicht verändert, wird schnell von der Konkurrenz abgehängt. Um Veränderungen allerdings geplant und kontrolliert umsetzen zu können, bedarf es des sogenannten Change Managements (dt. Veränderungsmanagement). Bevor es zu einer Änderung kommt, wird erst eine Änderungsanfrage gestellt. Die Anfrage wird im nächsten Schritt gründlich geprüft. Dabei werden die möglichen Auswirkungen auf die beteiligten Prozesse genau unter die Lupe genommen. Diese Analyse ist dann die Grundlage dafür, ob die Änderung durchgeführt wird. Oder eben nicht. Die Einzelschritte werden strategisch sinnvoll geplant und dann unter Anwendung bestimmter Tools kontrolliert umgesetzt. 

Kaizen

Kaizen klingt japanisch? Ist es auch. Der Begriff setzt sich aus den Wörtern „kai“ (Veränderung) und „zen“ (zum Besseren) zusammen. Maßgeblich für die Verbreitung dieses Ansatzes war die Veröffentlichung des Buches „Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success“ von Masaaki Imai im Jahr 1970. In Europa (und bei Learning Digital) ist dieses Konzept auch als KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) bekannt. Die Prozessoptimierung passiert kontinuierlich und wird in den normalen Arbeitsalltag integriert. Dabei werden alle Mitarbeiter*innen in den Prozess miteinbezogen. Es geht also immer um viele (kleine) Ziele, die von den Mitarbeitern in ihrem Verantwortungsbereich erreicht werden sollten. Es handelt sich hierbei aber vorrangig um eine tagtäglich gelebte Firmenphilosophie, die sich durchs ganze Unternehmen zieht.

FAZIT

Prozessmanagement-Modelle gibt es (fast) wie Sand am Meer. Für welches man sich entscheidet, hängt vor allem von der Unternehmensgröße- und Branche ab. Eines ist aber sicher: Prozessmanagement ist eigentlich immer relevant, wenn man als Unternehmen langfristigen Erfolg sicherstellen will, vor allem, wenn mehrere Mitarbeiter*innen (oder auch Maschinen) zwar verschiedenen Aufgaben haben, aber an einem gemeinsamen Ziel arbeiten. Prozessmanagement hilft dabei, dass das Zusammenspiel bestmöglich funktioniert.

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Pingback: Hoshin Kanri - Learning Digital Blog on 26. April 2022

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