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Was ist Six Sigma?

Six Sigma hat was mit japanischem Schiffsbau, Master Black Belts und der Gauß‘schen Glockenkurve zu tun. Klingt nach der Kurzzusammenfassung des neuesten Spionage-Thrillers im Kino? Ist aber ein systematisches Vorgehen zur Prozessverbesserung. Und das kann auch ganz schön spannend sein. Warum genau, wollen wir hier mal erörtern.

Am Anfang war ein Schiff

Bereits in den 1970er Jahren wurden Vorläufer des Six-Sigma-Prozesses im japanischen Schiffsbau eingeführt. Bald danach wurden sie auch in der japanischen Elektronik- und Konsumgüterindustrie eingesetzt. Und das mit viel Erfolg.

Kein Wunder also, dass diese Art der Prozessverbesserung bald ihren Weg über den großen Teich bis in die USA fand. Da wurde Six Sigma, wie wir es quasi heute kennen, 1987 von Motorola entwickelt und gewann flächendeckend immer mehr an Popularität. General Electric etwa, war eines der ersten Unternehmen, das mit Six Sigma seine Ergebnisse eindeutig verbessern konnte.

Heute arbeiten zahlreiche Großunternehmen mit Six Sigma – von der Fertigungsindustrie, über den Dienstleistungssektor, bis hin zur Finanzbranche.

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Mathe-Olé!

Bei Six Sigma wird höchst analytisch und statistisch vorgegangen. Es handelt sich dabei um einen sehr mathematischen Ansatz – darin unterscheidet sich Six Sigma auch von anderen Methoden zur Prozessverbesserung. Als Ausgangspunkt wird immer angenommen, dass wirklich jeder Geschäftsprozess als mathematische Funktion beschrieben werden kann. Und zwar als Y = f (x). Für alle, bei denen die letzte Mathestunde doch schon ein Weilchen her ist: Y steht hier für das Ergebnis des Prozesses, f für den Prozess und x für die Variablen bei den einzelnen Arbeitsschritten. Um das Output (Y) eines Prozesses (f) verändern oder verbessern zu können, müssen also erst die variablen Inputs (x) ermittelt werden.

Die Berechnung der Standardabweichung spielt dabei ebenfalls eine zentrale Rolle. Bühne frei für die Gauß’sche Glockenkurve! Die haben wir ja bereits eingangs erwähnt. Daher kommt auch das „Sigma“ im Namen.

Es stammt von dem griechischen Buchstaben σ, der als Symbol der Standardabweichung in einer statistischen Normalverteilung, der Gauß’schen Glockenkurve, verwendet wird.

Vereinfacht gesagt, ist das Ziel aller Berechnungen, schnelle Prozesse mit geringer Fehlerquote zu ermöglichen. Klar, Fehler in Prozessen können nie zu 100 % beseitigt werden. Der Einsatz statistischer Instrumente in Six Sigma macht es jedoch möglich, die Fehlerquote im Prozessablauf auf nur 3,4 Fehler pro Million Fehlermöglichkeiten zu reduzieren. Und diese Statistik kann sich auf alle Fälle sehen lassen!

Fünf Phasen

Und auch wenn Six Sigma die Sechs im Namen trägt (zur Info: Die Zahl 6 zeigt hier an, dass sämtliche Qualitätsziele innerhalb der sechsfachen Standardabweichung vom arithmetischen Mittelwert liegen müssen), sind bei der Six-Sigma-Methode fünf Phasen relevant. In jeder Phase geht es – grob gesagt – darum, herauszufinden, wie ein bestimmter Prozess verbessert werden kann und welche Schritte dafür durchgeführt werden müssen.

  1. Was genau ist das Problem (wie groß ist es und welches Ziel wird angestrebt)?(=Define)
  2. Wie lassen sich die Auswirkungen messen?(=Measure)
  3. Was sind die (signifikanten) Kernursachen für das Problem? (=Analyze)
  4. Wie lässt sich das Problem beseitigen?(Improve)
  5. Wie wird die Verbesserung in der Praxis verankert?(Control)

Diese Phasen werden auch als DMAIC-Cycle zusammengefasst. DMAIC steht in dem Fall für die Anfangsbuchstaben von Define, Measure, Analyze, Improve und Control.

Darauf aufbauend, gibt es ein umfassendes Set an Werkzeugen (die sogenannte 7x 7 Toolbox). Diese helfen dabei, Probleme in bestehenden Prozessen erstmal zu erkennen, und dann in weitere Folge zu verbessern. Dokumentation, Messbarkeit und Analysen sind in jeder Phase das A und O.

Rock n‘ Rolls

In allen Six-Sigma-Projekten werden den Beteiligten klar definierte Rollen zugeordnet. Jede Rolle ist mit ganz bestimmten Aufgaben verbunden. Sie orientieren sich an den hierarchischen Gürtelfarben japanischer Kampfsport­arten: Es gibt White Belts, Yellow Belts, Green Belts, Black Belts und Master Black Belts. Wie beim Kampfsport auch, steigen mit jedem Belt auch die Kenntnisse und Verantwortlichkeiten.

White und Yellow Belts sind nicht einheitlich im Unternehmen festgelegt. Mitarbeiter*innen mit dieser Zuordnung haben aber ein grundlegendes Verständnis der Six-Sigma-Methodik, kennen die Tools und können Teams auf operativer Ebenen unterstützen. Green Belts sind in der Lage selbstständig ein Six-Sigma-Projekt im eigenen Bereich oder Arbeitsumfeld zu leiten. Das geschieht meist zu 20% der Arbeitszeit.

Für komplexere Probleme stehen ihnen der Black Belt zur Verfügung. Der Sparring Partner während des Projektes ist der Champion – dazu gleich mehr. Erst mal zu den Black Belts und Master Black Belts: Sie sind die Six-Sigma-Profis. Als Projektleiter*innen sind sie für komplexe Verbesserungsprojekte im Unternehmen verantwortlich. Selbstredend, dass sie sowohl über hohe fachliche als auch soziale Kompetenz verfügen. Sie fungieren als Coaches und behalten teamübergreifend immer den Überblick.

Daneben gibt es doch den Sponsor und den bereits erwähnten Champion. Sponsoren sind die Auftraggeber*innen des jeweiligen Projekts. Die Rolle des Champions besteht darin, Green- oder Black Belts in ihren Projekten zu unterstützen. Es handelt sich dabei meistens um ein hochrangiges Führungsmitglied. Der kurze Weg zur Unternehmensleitung hat den Vorteil, dass mögliche Hindernisse schnell beseitigt werden können. Ein Champion hat auch eine 2-4-tägige spezielle Six-Sigma-Schulung hinter sich. Champions sind somit die Treiber*innen der Six-Sigma-Initiative im Unternehmen.

Klar im Vorteil

Ganz klar: Wenn der Prozess rund läuft, geht weniger Zeit drauf. Das spart Geld und Nerven und sorgt für zufriedenen Kund*innen. Laut einer Studie von Six Sigma Deutschland, erzielen etwa Dreiviertel der Six-Sigma-Projekte Einsparungen von mehr als 50.000 Euro pro Projekt (sogar bis hin zu einer halben Million).

Der Hauptgrund, warum Six-Sigma-Projekte überhaupt durchgeführt werden, sind aber meist nicht die möglichen Kosteneinsparungen, sondern die Erhöhung der Kundenzufriedenheit und die Verbesserung des Service. Dabei wird systematisch auf eine Verbesserung auf allen Ebenen hingearbeitet. Dabei wird laufend neu kalibriert und neu dazugelernt.

Apropos „neu dazugelernt“: Du möchtest mehr erfahren und vielleicht sogar ein Master Black Belt werden? Prima! Dann schau auf unserer Website unter dem Bereich „Prozessmanagement“ vorbei. Wir bieten nämlich sowohl Green Belt als auch Black Belt Kurse an.

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Pingback: Prozessmanagement – besser geht immer - Learning Digital Blog on 5. April 2022

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